遵义市公共资源交易中心档案管理制度

发布时间: 2020-11-04 11:06 字体:[]

第一条 为加强中心档案管理工作,规范档案的归档、保存、查询、借阅等流程,提高档案管理质量和中心服务水平,结合中心实际,制定本制度。

第二条 在各类公共资源交易工作中形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等不同形式的文件材料和载体资料均需归档。公文档案由综合业务部负责收集、整理、装订、归档,业务档案由各业务部室负责收集、整理、装订、归档。存放期限不得少于15年。

第三条 中心设立档案室,综合业务部设专职档案管理人员,负责对中心档案进行统一管理,加强档案库房的技术管理,贯彻“预防为主、防治结合”的方针,做到防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防阳光直射的“八防”设施,定期检查档案保管情况,以维护档案的完整与安全。

第四条  各业务部室设档案协管员,按照“一项一档”要求,负责本部室交易业务档案的收集、整理、和装订,按年度顺序进行编号、汇编目录后,移交综合业务部入库存档。

第五条 档案管理人员要熟悉所藏档案情况,编制必要的目录、卡片、索引等检索工具,编辑档案文件汇集,利于档案的利用工作。

第六条 电子档案应配备专用的电子文件柜,每年定期备份,规范存放归档电子文件和数字档案。保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备。

    第七条 档案室实行进出登记管理。凡进出档案室,必须由档案管理人员同行,并做好登记。

    第八条 纪检监察机关、政法机关、审计机关、行政监督部门和其他组织,以及中心各部室,因工作需要并具有合理、明确的查阅需求的,本单位工作人员应先办理查阅登记手续后再查阅,其他单位须持有关证明并明确需查阅内容,经分管领导批准后,填写查阅登记,方可查阅。如需借出查阅利用的,由分管领导确定,经批准借出的应办理借阅手续,并按期归还。

第九条  销毁档案时,由两人以上监销,监销人员在销毁前应认真清点核对,在销毁清册上造册登记。